Tipps für ein narrensicheres Ablagesystem

(zuletzt aktualisiert am 15. August 2017)

Egal, ob Sie in der Schule, in der Arbeit, in der Kirche oder zu Hause sind, Sie werden irgendwann eine Art von Archivierung benötigen. Die meisten Leute legen einfach ihre Papiere, Unterlagen, Garantien oder was auch immer, wo auch immer oder wie auch immer. Dies bedeutet normalerweise, dass Dinge verloren gehen oder weggeworfen werden - einschließlich wichtiger Dinge, die Sie später benötigen. Es gibt einige einfache Schritte, die jeder ausführen kann, wenn Sie ein eigenes narrensicheres Ablagesystem einrichten.

  1. Wo soll ich anfangen? Bevor Sie Ihr Ablagesystem starten, müssen Sie sich einige Fragen stellen. Ist dieses System nur für die Speicherung gedacht? Wird es regelmäßig abgerufen? Was ist der Zweck des Systems, das Sie einrichten? Wenn Sie sich für die Beantwortung dieser Fragen entscheiden, sollten Sie die Antworten aufschreiben, damit Sie Ihre Vorräte beziehen können.
  2. Stil auswählen. Es gibt viele Arten von Dateisystemen, von denen Sie etwas hören werden. Was Sie persönlich tun müssen, ist zu entscheiden, was für Ihre Bedürfnisse am besten funktioniert. Von allen verfügbaren Stilen würde ich persönlich empfehlen, eine Kombination aus einem alphabetischen und einem farbcodierten System zu verwenden. Auf diese Weise können Sie schnell auf verschiedene "Themen" für Ihre Dateien zugreifen und die Informationen in jedem "Thema" schnell finden. Ich würde vorschlagen, nicht mehr als fünf Farben für Ihr System zu wählen. Wenn Sie Verbrauchsmaterial kaufen, wählen Sie entweder farbige Registerkarten oder Ordner, die in Ihr System passen und in Ihr System passen.
  3. Organisieren Sie Ihre Papiere. Wenn Sie sich für die Art des Dateisystems entschieden haben, müssen Sie Ihre Papiere durchgehen und sie trennen und sortieren. Tun Sie dies, indem Sie einfach so allgemein wie möglich beginnen und auf möglichst spezifische Informationen hinarbeiten. Besitzen Sie beispielsweise einen Abschnitt für Finanzen mit Unterabschnitten für Dinge wie aktuelle Abschlüsse, Pay-Stubs, Rechnungen usw.
  4. Pflegen Sie Ihr System. Kein Ablagesystem wird jemals funktionieren, ohne es zu warten. Sie müssen jeden Monat mindestens einen bestimmten Tag auswählen, um Ihre Unterlagen einzureichen. Wenn Sie Ihre Einreichung nicht täglich erledigen können, sollten Sie eine Akte oder einen Umschlag für die Papiere aufbewahren, die später weitergefahren werden müssen. Wenn Sie so etwas verwenden, können Sie ein organisiertes System beibehalten und ordnungsgemäß warten.

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